Paresseux, tous à vos claviers !

Publication PaperJam édition juillet aout 2011

Diane Baertz-Kauffmann, VP Human Resources, pose la question suivante «Comment inciter les collaborateurs/trices à s’approprier les solutions et logiciels RH mis à leur disposition (self-service, intranet,…) plutôt que de continuer à solliciter les responsables des ressources humaines en face-à-face ? Comment réussir au mieux cette phase de transition sans perdre les échanges directs avec les collaborateurs/trices ? »

La paresse est souvent un réel moteur du labeur, la source de beaucoup de motivations. Comme disait Rousseau, « c'est pour parvenir au repos que chacun travaille ». Et si l’on parle de motivation avec un scientifique, après la satisfaction de besoins biologiques, les premiers plaisirs trouveraient leur source dans des conduites par lesquelles un individu gagne de l’autonomie.

Alors, comment limiter les petites promenades touristiques au RH ? Car le face à face est un luxe, vous souhaitez que l’on se plie aux SUPER outils à disposition. Ce n’est pas faute de rappeler le précepte Darwiniste: ceux qui survivent (à la crise) ne sont pas les plus forts, ni les plus intelligents, mais ceux qui s'adaptent le mieux aux changements.

Observons les ados. Qu’est-ce qui les motive à user et abuser des outils modernes dont la vertu se trouve dans l'amélioration de la diffusion de l'information ? Car ils jonglent avec et participent à la mise en place de nouveaux mécanismes de circulation de l'info, naturellement, sans notion d’effort et en prenant plaisir. Réussir à reproduire cela au sein de l'entreprise, en ciblant le travail, avec un cadre formel et sécuritaire, c’est bingo !

Loin de s'effacer, les RH doivent accompagner et faciliter cette nouvelle donne. Cette transition est non seulement nécessaire mais elle constitue une nouvelle source de légitimité. Votre collaborateur doit percevoir l’enjeu, découvrir la valeur ajoutée, l’efficacité qu’il atteint, les avantages personnels, bref il sera convaincu d’être gagnant. Et il faudra suivre ce déploiement, lever les équivoques, dissiper des inquiétudes inhérentes à toute nouveauté. Viendra le plaisir, l'appropriation, l’autonomie tant attendue.

Et de donner le coup de grâce aux anciennes pratiques, les rendre complexes ou lourdes.

Ah, j’oubliais de préciser : votre SUPER outil doit avoir de réels SUPER atouts, les collaborateurs ne s’y trompent pas !

SeeZam ouvre toi!

Audience captive

Prendre la parole en public n’est pas simple. Mais comment assurer la mise en valeur du message de fond que l’on souhaite communiquer ? Comment captiver l’audience ? Quel est le secret de ces personnes si charismatiques que chacun admire le temps d’un ‘one man show’ ?
Si l’on repense à une personne qui a marqué l’esprit lors d’une présentation exceptionnelle… immanquablement, on constate une prise d’espace extraordinaire. Cette prise d’espace s’articule sur trois dimensions cimentées par un étayage.

• La dimension Vocale est essentielle. Une personne qui n’est pas entendue n’est pas écoutée. Les techniques de théâtre apprennent très tôt à prendre d’amples respirations, à travailler la cage thoracique et à diriger ses paroles vers le public. Le timbre quant à lui, véritable couleur du "son vocal", a une importance non négligeable. Je ne me souviens pas personnellement d’avoir apprécié une présentation faite par une personne enrouée, même accompagnée de slides[1] de très bonne qualité.


• L’argumentaire est ce qui doit vous préoccuper le plus : « ce qui se conçoit bien s’énonce clairement [2]». J’aime à dire que si un message est ‘powerpoint deep’[3], il ne sera bon qu’à vendre du slideware[4]. Le présentateur est vite catalogué (quelques minutes) si son fil conducteur n’a pas rallié l’attention. Comme dans la vente, il faut veiller à couvrir les réponses aux objections, à tenir un discours irréfutable, à ne jamais reprendre des arguments ou des mots gênants. Les animations et les effets humoristiques sont à saupoudrer avec prudence et modération. Je conseillerais au débutant de préférer le marquage sur autre support (par exemple le flip-chart) qui a la faculté de s’incruster dans la mémoire des personnes attentives. Finalement, l’argumentaire nécessite une conclusion solide et mémorisable (succincte, compréhensible et sans nouveau développement).


• La prise d’espace physique : que ce soir dans le regard, la gestuelle ou la respiration, la présence de l’orateur doit être incontestable. Elle nécessite parfois une préparation mentale. Sans verser dans une typologie abusive, il est parfois utile de s’imaginer boxeur face à son adversaire, le chevalier face au dragon. La peur des premières minutes passera mais il faut s’y préparer en travaillant son introduction. La prise d’espace adaptée (peut-on parler de normalité ?) l’emporte sur un comportement abusif (attention de ne pas regarder les gens de haut) ou, au contraire, rétracté (rien de pire que les mains dans les poches ou encore que des bras croisé).

Mais ces quelques ingrédients ne sont pas les conditions nécessaires et suffisantes pour disposer de la recette et du savoir faire. Il n’existe malheureusement (heureusement) pas un moule tout fait, prêt à dupliquer un modèle d’exception.
La présentation est un art tout en couleur. Et seuls le travail et l’expérience forgent l’artisan.
En parlant d’artisanat, il est bon de se rappeler que les anciens égyptiens écrivaient le mot « artisan » en hiéroglyphe : « celui qui fait vivre ».
Le ciment de cette vie n’est autre que la respiration. Car faire une présentation n’est pas une course et les silences ont parfois autant d’importance que les moments de parole !

[1] Diapositives
[2] Boileau
[3] Powerpoint deep = a la profondeur d’un powerpoint
[4] Par analogie au hardware ou au software ou même à Tupperware !

Chaque trace compte

Dans un post du mois de décembre dernier (Je blog donc je suis) je m’interrogeais sur la fréquentation de mon blog. Avec le recul, je peux maintenant analyser quelques chiffres, tirer quelques tendances et en sortir quelques réflexions.

Les premiers mois de publication, j’ai constaté une tendance moyenne d’une demi-douzaine de visites par jour. Les curieux des premiers jours venaient parce que les mots clefs de leurs recherches pointaient sur ce blog référencé. J’étais parti d’un a priori : si un blog n’est pas référencé, il n’est pas visité.
C’est vrai, mais il ne faut pas laisser le référencement uniquement au niveau des moteurs de recherche que sont Google et Yahoo. En effet, certains mots drainent des recherches surprenantes. Ainsi dans le post parlant des titres, je cite les hôtesses de caisse. Ces dames ne sont sans-doute pas très présentes sur le Net puisque ce seul mot a dévié plusieurs dizaines d’internautes sur mon blog. Plus fort encore, en parlant de la Théorie des Contraintes appliquée au secteur hospitalier j’ai utilisé l’acronyme TOC. Le nombre de recherches sur les TOCs et les hôpitaux qui soignent ces derniers a été impressionnant : malheureusement les ‘fureteurs’ se mettaient en recherche de centre de soins pour les Troubles Obsessionnels Compulsifs !
La deuxième étape a consisté à mesurer l’effet du postage de quelques messages dans des forums influents ou en laissant des traces très visibles de son passage (par exemple être connecté sur Myblog.com). L’effet est immédiat, il est possible de doper les visites. Rien de plus curieux qu’un bloggeur qui surveille les visites de son blog (je parle en connaissance de causes).
Dans un troisième temps, poursuivant une démarche qui se développe de plus en plus sur Internet, j’ai tenté de soigner mon image (une image) et de positiver ce que l’on peut appeler aujourd’hui une «personnalité numérique». Les sites de réseaux socioprofessionnels tels Linked-it ou Blue Chip Expert se sont d’ailleurs développés sur cet humus. J’ai pu entendre sur France-info que, selon le site 01.Net, 30% des recherches sur Google concerneraient des individus. J’ai moi-même personnellement pris l’habitude de « googler » les personnes que je vais rencontrer dans un contexte professionnel. Et les surprises sont parfois au rendez-vous…surtout avant certains entretiens d’embauche que j’ai pu mener !
Cette troisième étape n’a pas conduit, dans mon cas, à une augmentation de la fréquentation. On peut imaginer que cela a peut-être permis de maintenir une fréquentation relativement constante. Le seul effet directement visible a été celui de l’augmentation notable de la lecture de mon profil, le texte sur l’auteur.
Enfin, la dernière étape, est événementielle. Et c’est la cerise sur le gâteau en terme de fréquentation : l’annonce de mon changement d’emploi. Cumulant l’effet d’annonce et la notification à l’une ou l’autre source médiatique, les fréquentations sont montées à près de 250 certains jours…de la semaine. Les lecteurs de mon blog sont principalement intéressés dans un contexte professionnel…il est vrai que je ne parle pas ici de ma vie sentimentale ou du dernier couscous en famille.
En parlant à certains visiteurs identifiés, je me pose la question : ‘ les internautes qui ont visité le blog sont-ils conscients du traçage qui est fait (à leur insu) ?’
Pour lutter contre les outils statistiques que j’ai pu utiliser (en pur amateur), il est important de faire la part entre vie privée et vie professionnelle quitte à utiliser des pseudonymes. Si le contact est plus direct, je n’hésite personnellement pas à utiliser des adresses électroniques distinctes. Les plus avisés, ceux qui cultivent la crainte de laisser des traces derrière eux en surfant sur le Web, utilisent des logiciels pour naviguer anonymement.
Alors chers amis, chers collègues, chers fournisseurs, quels sont ceux d’entre vous qui utilisent des logiciels ‘anonymisants’ tels PC Anonyme ou GhostSurf Platinum ?
Que les moins avertis consultent http://www.anonymat.org/ ou http://www.internet-anonyme.com/

CommunicACTION

L’entreprise est un environnement à dimensions multiples, complexe et incertain. Qu’il soit de type socioculturel, technologique ou commercial, il lie des individus venant d’horizons divers avec des aptitudes, des compétences, des qualités, des attentes et des besoins.
Et c’est dans cet environnement que doit s’établir la communication. Le système de gestion, véritable système nerveux de l’entreprise, réagira par la connaissance d’informations, prendra des décisions, évaluera et contrôlera.
Rien d’étonnant donc à ce que l’on considère vite tout problème qui survient dans un projet (état d’instabilité par excellence) sous son aspect ‘communication’ : tout est problème de communication quand quelque chose ne va pas !

Le non aboutissement d’un projet, c'est-à-dire l’échec, s’associe à 4 domaines comme l’indique le schéma en arêtes de poisson suivant :

Lors d’une conférence organisée à Luxembourg par le Project Management Institute (PMI Belgium Chapter – Luxembourg Section) ce mardi 22 mai dernier, la firme Mindforest a présenté sa vision sur « How to communicate in Projects – Experience, Tips and Tricks ». D’entrée, Guy Kerger, Managing Partner, plante le décor en annonçant que des études montrent que les projets qui n’ont pas abouti sont associé à 57% à une mauvaise communication. La mauvaise planification ou la faible qualité de contrôle n’atteignent respectivement que 39 et 35% des causes.

Alors, que faire pour que l’on ne se retrouve pas avec ces écueils ? Quelle démarche entreprendre pour éviter que certaines personnes n’aient pas été abordées, que certains thèmes ne soient pas couverts ou que la définition des attentes varie en totale compréhension et accord commun ?

Le consultant en communication pose l’approche en 4 points :

1. KIS : Keep It Simple. Eviter les jargons et les technobabble (en.wikipedia.org/wiki/Technobabble)
   
2. Utiliser des métaphores, des analogies et des exemples et dire ce que l’on a à dire sans tourner autour du pot
   
3. Multiplier les canaux de communication, les forums. Attention à ne pas rentrer dans les travers du type propagande ou ego-booster


4. Répéter, répéter et répéter encore

Les méthodes formelles doivent être complétées par les méthodes informelles. Ainsi, aux notes internes (newsletter), mémos en tous genres et communications sur l’intranet doivent s’ajouter les réunions occasionnelles, les entrevues en tête à tête et les campagnes d’images/poster. Souvenons-nous que la majorité des personnes ne comprennent pas facilement tous les messages d’un écrit conventionnel. Créer la prise de conscience est une activité à part entière qui nécessite de la communication et de l’action, une véritable communicaction !

Qu’en pensez-vous ?