Chaque trace compte

Dans un post du mois de décembre dernier (Je blog donc je suis) je m’interrogeais sur la fréquentation de mon blog. Avec le recul, je peux maintenant analyser quelques chiffres, tirer quelques tendances et en sortir quelques réflexions.

Les premiers mois de publication, j’ai constaté une tendance moyenne d’une demi-douzaine de visites par jour. Les curieux des premiers jours venaient parce que les mots clefs de leurs recherches pointaient sur ce blog référencé. J’étais parti d’un a priori : si un blog n’est pas référencé, il n’est pas visité.
C’est vrai, mais il ne faut pas laisser le référencement uniquement au niveau des moteurs de recherche que sont Google et Yahoo. En effet, certains mots drainent des recherches surprenantes. Ainsi dans le post parlant des titres, je cite les hôtesses de caisse. Ces dames ne sont sans-doute pas très présentes sur le Net puisque ce seul mot a dévié plusieurs dizaines d’internautes sur mon blog. Plus fort encore, en parlant de la Théorie des Contraintes appliquée au secteur hospitalier j’ai utilisé l’acronyme TOC. Le nombre de recherches sur les TOCs et les hôpitaux qui soignent ces derniers a été impressionnant : malheureusement les ‘fureteurs’ se mettaient en recherche de centre de soins pour les Troubles Obsessionnels Compulsifs !
La deuxième étape a consisté à mesurer l’effet du postage de quelques messages dans des forums influents ou en laissant des traces très visibles de son passage (par exemple être connecté sur Myblog.com). L’effet est immédiat, il est possible de doper les visites. Rien de plus curieux qu’un bloggeur qui surveille les visites de son blog (je parle en connaissance de causes).
Dans un troisième temps, poursuivant une démarche qui se développe de plus en plus sur Internet, j’ai tenté de soigner mon image (une image) et de positiver ce que l’on peut appeler aujourd’hui une «personnalité numérique». Les sites de réseaux socioprofessionnels tels Linked-it ou Blue Chip Expert se sont d’ailleurs développés sur cet humus. J’ai pu entendre sur France-info que, selon le site 01.Net, 30% des recherches sur Google concerneraient des individus. J’ai moi-même personnellement pris l’habitude de « googler » les personnes que je vais rencontrer dans un contexte professionnel. Et les surprises sont parfois au rendez-vous…surtout avant certains entretiens d’embauche que j’ai pu mener !
Cette troisième étape n’a pas conduit, dans mon cas, à une augmentation de la fréquentation. On peut imaginer que cela a peut-être permis de maintenir une fréquentation relativement constante. Le seul effet directement visible a été celui de l’augmentation notable de la lecture de mon profil, le texte sur l’auteur.
Enfin, la dernière étape, est événementielle. Et c’est la cerise sur le gâteau en terme de fréquentation : l’annonce de mon changement d’emploi. Cumulant l’effet d’annonce et la notification à l’une ou l’autre source médiatique, les fréquentations sont montées à près de 250 certains jours…de la semaine. Les lecteurs de mon blog sont principalement intéressés dans un contexte professionnel…il est vrai que je ne parle pas ici de ma vie sentimentale ou du dernier couscous en famille.
En parlant à certains visiteurs identifiés, je me pose la question : ‘ les internautes qui ont visité le blog sont-ils conscients du traçage qui est fait (à leur insu) ?’
Pour lutter contre les outils statistiques que j’ai pu utiliser (en pur amateur), il est important de faire la part entre vie privée et vie professionnelle quitte à utiliser des pseudonymes. Si le contact est plus direct, je n’hésite personnellement pas à utiliser des adresses électroniques distinctes. Les plus avisés, ceux qui cultivent la crainte de laisser des traces derrière eux en surfant sur le Web, utilisent des logiciels pour naviguer anonymement.
Alors chers amis, chers collègues, chers fournisseurs, quels sont ceux d’entre vous qui utilisent des logiciels ‘anonymisants’ tels PC Anonyme ou GhostSurf Platinum ?
Que les moins avertis consultent http://www.anonymat.org/ ou http://www.internet-anonyme.com/

Ainsi SOA-t-il !

Il a peu de temps encore, les entreprises s’organisaient autour des projets. Chaque département ou gros service implémentait son système, un îlot. Cette construction que l’on baptise ‘en silo’ a amené l’introduction de technologies différentes et, pire encore, la redondance et l’incohérence de données. C’est là la cause profonde de la fameuse « architecture accidentelle » subie par tout professionnel de l’IT qui a un peu de bouteille.

Et c’est ainsi qu’un fossé se creuse entre les besoins métiers et le service de l’IT.

Entre temps, la pression s’est accentuée sur les entreprises.
Les fusions et acquisitions se multiplient. La performance est demandée. La quantité de travail croît. Les règles et lois évoluent et rendent la gestion plus complexe et plus exigeante. Certaines branches sont outsourcées (pas nécessairement l’informatique). Bref, la compétition et la mondialisation sont au rendez-vous.

Les sociétés de services se sont penchées sur la problématique : apporter une réponse était indispensable.

La théorie que l’on nous a enseignée il y a 30 ans ne devait pas ressurgir : l'approche cartésienne (Descartes) qui prône le découpage d’un problème en sous-problèmes. Cette approche prend peu en compte les interactions entre problèmes et c’est bien là sa tare.
Par contre, l'approche systémique favorise une vision globale sur la réalité considérée comme un système. Et comme l’entreprise est un système ouvert (càd en interaction avec le monde qui l’entoure), la pensée systémique offre une bonne base à l’amélioration de ses éléments organisés en fonction d’un but. Dans son cours d’Organisation et de Management le professeur Mohamed Bayad de l’Université de Nancy 2 nous confirme que « Lorsque la complexité (degré d’organisation) d’un système augmente, les propriétés qui le caractérisent dépendent de plus en plus de sa structure (ensemble des relations) et moins en moins de la nature de ses parties. ».
Il faut donc comprendre l’entreprise comme un ensemble de variables en interaction ayant un certain de degré de finalité. Et la modélisation en ‘Business Process’ répond à la demande de formalisation que demande un système informatique.
Des packages informatiques qui reprennent les logiques métiers ont été développés. Ils comportent néanmoins différents inconvénients : d’une flexibilité limitée, ils n’apportent pas ou peu de différenciation ou d’innovation sur des marchés concurrentiels. Ils ont également le lourd inconvénient de rendre l’entreprise dépendant des tierces parties.

Le SOA (Services Oriented Architecture), qui est le pendant informatique du BPM (Business Process Management) est un modèle intéressant. Il aligne l’IT et les métiers sur l’organisation en processus. Il accroît les capacités des investissements informatiques consentis. Enfin, son implémentation se veut incrémentale et non radicale. C’est d’ailleurs un point très fort de l’approche car le « big bang » n’est souvent pas une option envisageable.
Alors que pendant des années, l’IT s’est focalisé sur la ‘complexité de gérer cette complexité’ (et de la maintenir), le principal objectif de l’IT peut ici être de permettre l’exécution de processus métiers et d’accompagner les changements. Et ce sont bien ces derniers qui apportent la différenciation tant recherchée par les entreprises.
Autre avantage du SOA, l’entreprise peut établir des plans d’expansion ou d’amélioration en se basant sur des capacités informatiques plus claires.

Alors comment mettre du SOA dans le moteur d’une entreprise ?
Le SOA se construit sur 4 dimensions, les 4 P : People, Process, Platform et Practice. Tout va partir d’un modèle de service qui va aligner les objectifs d’entreprise et les besoins (attentes clients, les lois, …).

D’une cartographie de l’organisation existante (AS IS) on sera en mesure de construire une vision d’amélioration, un futur (TO BE). Et l’IT sera en mesure de suivre et de s’adapter, ayant abandonné son architecture ‘spaghetti’ pour une structure en ‘bus’ que certains qui ne manquent pas d’humour baptiseront ‘lasagne’.
En marge des solutions proposées par les ‘sofware houses’ (je citerai par exemple le white paper de SUN de févier dernier : a pragmatic approach to implementing a SOA with sun java composite application platform suite), quelques sites décrivent l’approche en long et en large. Une récente présentation m’a permis de découvrir le site de http://www.praxeme.org/ que je vous invite à consulter.

Je vois dans le SOA de nombreux rapprochement avec la théorie des contraintes qui me séduit tant. J’ignore si des travaux ont déjà abordé les analogies ou ont réalisé des études d’écart. Si vous avez des références ou des liens, merci de me les transmettre !

Structure matricielle

Les grandes dimensions autour desquelles les décideurs conçoivent la structure d’une organisation relèvent souvent d’un besoin à un moment donné.
On peut définir les besoins de structure organisationnelle par un positionnement sur base de l’identification de quelques paramètres simples. Des maîtres en la matière tels Mintzberg[1] caractérisent une structure de la manière suivante (vue simplifiée) :

Qu’advient-il après ? Du stade de la création au stade de la montée en puissance (le plein développement), la croissance d’une entreprise impliquera un certain nombre de changements, d’adaptations organisationnelles nécessaires. C’est un besoin d’agilité qui se fera sentir car l’entreprise devra rester compétitive et atteindre ses objectifs de rentabilité.

Dans ce contexte d’adaptabilité vitale, les structures matricielles ont le vent en poupe. L’adoption des principes d’amélioration continue (PDCA: roue de Deming), le contexte de la réorganisation sur base des processus primaires et secondaires, de la mise en place de services de ‘support’ et l’introduction progressive de l’outsourcing y contribuent.

Ce changement, qui ne s’improvise pas, fait l’objet de bon nombre de discussions. La Théorie des Contraintes apporte ses réponses. Dans un échange avec le groupe de discussions qu’il a initié, David Laffineuse, qui dirige le bureau de gestion de projets de la société Bendix (groupe Knorr-Bremse) à Elyria dans l'Ohio, précise que certains principes se doivent d’être suivis : « trois principes fondamentaux doivent changer pour permettre une meilleure performance dans une structure matricielle.

1. Ces organisations doivent se rendre compte des effets néfastes d'une utilisation maximale de chaque ressource. Leur expliquer l'application de la loi de Little (théorie des files d'attente simples de type M/M/1) à leur processus de développement peut parfois les convaincre (principalement l'effet sur le temps moyen des tâches dans le système).


2. Il faut que l'organisation mette en place une discipline de séquençage des projets, sur base de la capacité de leur ressource critique. Bref, créer un système 'PULL' alors que maintenant ils utilisent en majorité un système 'PUSH'.


3. Il faut que ces organisations adoptent une discipline de priorités claires (aussi bien au niveau des projets qu'à celui des tâches) qui mette fin au multitâche chronique de leurs ressources. Ici, toujours en utilisant la théorie des files d'attente, on peut voir l'effet du multitâche sur le temps moyen de service. Ce qui est intéressant par contre c'est de voir que quel que soit le niveau de multitâche, le temps moyen dans le système n'est pas affecté. Le multitâche se traduit en effet par une réduction du temps moyen d'attente mais par une augmentation proportionnelle du temps de service. Ce qui prouve d'ailleurs que le bon vieux système du multitâche ne procure qu'une illusion d'efficacité, son résultat étant en vérité une destruction complète de la productivité.

Si ces trois principes sont respectés, une organisation pourra fortement améliorer la performance de sa matrice en terme de son débit de projets. Ceci dit, il faudra quand même s'assurer que la structure de la matrice en elle-même contribue à cette amélioration de la performance.»

Orienter une société et ses départements vers la structure matricielle est un défi de gestion d’importance qui pourrait vite être perçu comme une bureaucratie naissante, une déstabilisation ou un alourdissement de toute une organisation.

Pour rendre performante la structure, il faut que les principes fondamentaux de gestion changent. C’est au niveau des décideurs de l’entreprise que le premier challenge se situe. Ils doivent être réelle partie prenante dans la démarche de changement.
Le pragmatisme, les douloureuses expériences passées d’un dirigeant ou simplement la crainte d’une perte de pouvoir (financier, humain, …) sont autant de freins à la formalisation et l’adaptation d’un nouveau fonctionnement. Mais un manque d’évolution, un maintien du concept organique fragilisera immanquablement une société à terme.

[1] Structure et dynamique des organisations
Henry Mintzberg – Editions d’Organisation – ISBN : 2-7081-1971-0

Qui soigne-t-on avec les ordinateurs ?

L’Inventaire des Systèmes d’Informations de la Santé (ISIS) et la recherche de l’état de l’art informatique sont aujourd'hui au cœur des débats qui animent le secteur hospitalier du Grand Duché de Luxembourg.
Face au nombre toujours croissant de patients à soigner, à la recherche permanente de la perfection technique, aux besoins grandissants de traçabilité, à l’exigence légitime de la protection des données personnelles et médicales, l'organisation et le fonctionnement de l’hôpital ont vu se développer de nouveaux défis de gestion. Pour relever ceux-ci, les messages politiques de tous horizons nous présentent l'outil informatique comme l’outil imparable.
En France, Xavier Bertrand, Ministre de la Santé, a présenté en février dernier son plan Hôpital 2012 qui met l’accent sur les systèmes d’information hospitaliers. « Je veux que les établissements soient complètement numérisés » … « c’est maintenant que nous devons prendre ce virage» déclare-t-il dans le journal La Tribune du 7 février 2007.
La balle serait-elle dans le camp des informaticiens ?

La monté en puissance de l’informatique dans le secteur hospitalier est notable sur ces cinq dernières années. Le métier a, quant à lui, également évolué. Les projets administratifs laissent la place à des projets visant les soignants. Ce rapprochement du cœur de métier implique un besoin de tenir de plus en plus compte des problèmes et des particularités organisationnels des services et métiers concernés par une informatisation.
Certains veulent laisser croire que l'informatique parviendra, à elle seule, à soigner des problèmes organisationnels alors que les professionnels s’épuisent à les résoudre sur papier. N’avons-nous tous pas rencontré des tentatives locales de changement dont l’effet final, malgré des efforts considérables, n’est que très sensible voire inexistant ? Au-delà des luttes intestines Administration-Soins-Médical, la volonté (souvent louable) de ces gens pleins d’illusions est de mettre enfin en place une solution « qui tourne » ; ils rêvent des logiciels parfaits que présentent les commerciaux. Mais malheureusement l'informatique n'est pas la panacée, la "baguette magique" qu’il suffit de pointer sur un département pour résoudre ses problèmes. Il faut analyser les véritables causes profondes de ces derniers. Cela commence en répondant à trois questions : Que changer ? Vers quoi changer ? Comment changer ?
Un support méthodologique s’impose. Quoi de mieux qu’une approche de résolution de problèmes tout à fait analogue à l’approche des cliniciens pour le traitement des patients (lire à ce titre le livre[1] de Burton-Houle qui exploite la Théorie des Contraintes) ?
Si nous avions à décrire l’ensemble du processus suivi par un clinicien, nous obtiendrions à peu près :

1. Diagnostic : connaître les symptômes. Un clinicien commence par dresser une liste des symptômes observables et utilise les causes-effets pour rechercher les causes sous-jacentes de chacun d’eux et déterminer l’affection ou le problème principal.


2. Conception d’un plan de soins : en considérant que le patient qu’il soigne est unique, un plan de soin est établi. Ce plan va cibler avant tout l’affection mais va également prendre en compte les autre choses qui doivent être considérées tout au long des soins pour guérir et pour assurer que le traitement fonctionnera (le médecin prescrit par exemple du repos au lit). Tous les effets secondaires du traitement sont identifiés et les moyens pour les éviter ou limiter deviennent des éléments importants du traitement (par exemple, soulager l’estomac lors de la prise d’anti-inflammatoires).


3. La prise du traitement : en considérant que chaque patient est unique, un plan est développé pour déterminer comment mettre le traitement en route.
   

Ce bon sens médical nous rappelle qu’il est bien essentiel de confirmer que la solution (informatique) entrevue pour une problématique va bien amener une véritable amélioration. Cela est d’autant plus vrai que le lancement d'un projet informatique demande avant tout du courage organisationnel. Il faut remettre à plat des pratiques traditionnelles et des habitudes de gestion. Il ne faut pas hésiter à envisager de nouveaux modes de fonctionnement.

Le succès d'un projet informatique relève d’une complicité étroite entre l’organisationnel, le fonctionnel et la technique, c'est-à-dire un engagement humain fort. Ce changement se gère dans le temps. Il doit permettre d’installer de nouvelles utilisations naturelles dans les pratiques de travail quotidiennes.

L'informatique Métier dans le Secteur de la Santé au Service de la Performance et de la Qualité est à ce prix. C’est le thème de la conférence organisée le 17 avril prochain au MEDETEL (Foires Internationales à Luxembourg). Une présentation lors du séminaire CRP-Santé me permettra de répondre a la question : dans un hôpital, « qui soigne-t-on avec les ordinateurs : le patient ou l’informaticien ? ». Amusé, j’entends déjà certains propos « c’est le discours d’un patient modèle et d’un informaticien averti…qui se porte bien ». Je devrai donc rappeler que, si je place un ordinateur au milieu d’une unité de soins, sans concept organisationnel et fonctionnel, nul doute qu’il va rendre malade bon nombre de professionnels du secteur santé !



[1] Burton-Houle, T.2001. The Theory of Constraints and the Thinking Process : A brief introduction to TOC. New Haven, Conn.:Avraham Y. Goldratt Institute

Current Reality Tree

Article associé: http://vanwambeke.blogspot.com/2006/12/theory-of-constraints.html

La TOC approche la problématique de manière scientifique. Pour trouver le mal de base et non le symptôme, la méthode observe les effets, trouve les causes et vérifie les effets.
Le premier outil de modélisation est le CRT (Current Reality Tree). Il commence avec l’identification des effets indésirables présents dans notre réalité. Ces effets indésirables, sorte de symptômes, sont baptisés UDEs (Undesirable Effects) et non ‘problèmes’. Ils existent de manière isolée et provoquent des effets négatifs. De tels UDEs ne font pas que acte de présence, ils diminuent également une partie du plaisir que les employés peuvent trouver dans leur travail. Ils contribuent à la façon dont les gens interagissent. Issus de différentes sources avec différents poids, ces UDEs couvrent un champ très large.
Pour être efficace, il est important d’identifier le minimum de choses qui doivent être changées. Pour ce faire, on doit pointer les quelques causes de la majorité des problèmes existants. A noter que moins on trouve d’éléments, plus on obtiendra d’améliorations significatives et ciblées. Nous nous baserons sur une approche relationnelle causes-effets.
Le diagramme 'Current Reality Tree' (CRT) sera bâti sur base de l’ensemble des éléments UDEs existants qui seront remontés par différents départements et personnes travaillant dans une entrepise.
Il existe cinq parties uniques dans le diagramme effets-causes-effets:

1. Les éléments ou entités
2. Les flèches
3. Les causes (A, B, C)
4. Les connecteurs ET
5. Les effets (B, D)

Au fur et à mesure qu’ils ont été recensés, les UDEs sont mis en relation par des liens de causes à effets. Partant toujours du sommet de l’arbre Current Reality Tree, chaque Undesirable Effects est considéré et analysé. Ces UDEs qui peuvent être la conséquence d’un ensemble d’autres dysfonctionnements sont revus de façon itérative pour plonger au plus profond de la thématique. Avec les UDEs arrangés dans une analyse causes à effets, l’arbre prend forme et met en évidence des contraintes majeures et des sources de ‘quick-fixes[1]’. Le simple fait de soulever des questions entraîne parfois la disparition d’un certain nombre d’entre eux.

Le CRT nécessite de nombreuses relectures avant d’être soumis à validation. Il doit absolument être factuel et inattaquable. Chaque phrase est construite sur la base sujet-verbe-complément. A titre indicatif, le CRT peut demander 2 à 4 heures pour être relu et analysé correctement.

Nb: on peut faire le constat, en construisant l’arbre de causes à effets, que la modification d’un élément unique situé au milieu de cet arbre ne peut pas être durable parce que la base est toujours la même.

[1] Quick-fix : élément qui ne nécessite que très peu d’effort pour être éliminé

Lectures recommandées :

Le but : Un processus de progrès permanent de Eliyahu M. Goldratt

Réussir n'est pas une question de chance de Eliyahu M. Goldratt

Critical Chain : La Chaîne critique de Eliyahu M. Goldratt

Theory Of Constraints

«Connaître, c'est toujours entrer en relation avec quelque chose» nous dit Nietzsche[1]. En atteste le fruit d’une nouvelle passion : la TOC, Theory Of Constraints, s’est révélée à moi comme une source d’amélioration exceptionnelle de la gestion d’une entreprise.
Le processus de pensée de la théorie des contraintes, par son pouvoir, met à nu toute une organisation. Un flux montre toutes ses faiblesses profondes alors que notre regard se portait sur les symptômes d’une maladie procédurale.
Après avoir mis à jour le CRT, le Current Reality Tree, la TOC fournit un second outil permettant de développer une solution dont les effets sont désirés. Le FRT, le Futur Reality Tree, se construit et a porte les fruits tant attendus.
Comme le dessein est superbe, le troisième outil ne se fait pas attendre. Le PRT, Pre Requisit Tree, dresse l’ensemble des objectifs intermédiaires permettant de surmonter les obstacles qui surviennent à la mise en route.
Les bénéfices sont facilement perceptibles tant au niveau des clients (patients) que dans l’organisation (hospitalière).
La méthode utilisée a la propriété d’être très transparente. L’acceptation en est dès lors plus facile par les participants et par la base.

Sites liés à la théorie des contraintes
http://www.tocforeducation.com/
https://toc-goldratt.com/store/home.php
http://en.wikipedia.org/wiki/Theory_of_Constraints
http://www.goalsys.com/faq/
http://www.thedecalogue.com/stepeigh.htm
http://www.apics.org

[1] Friedrich Wilhelm Nietzsche - Vie et vérité