No risk, no fun !

Je me suis senti interpellé par un magazine en ligne français qui titrait « Comment vous positionnez-vous face aux défis que vous offre la vie ? Les affrontez-vous avec pragmatisme ou préférez-vous les fuir par peur des conséquences ? ».

Alors que mon pays est encore (et toujours) dans l’incapacité de former un gouvernement (inutile de rappeler ma belgitude aigüe), je me suis tout de même permis une pensée ironique vis-à-vis de mes amis français : il est temps de se poser la question quand on a un Président [Nicolas Sarkozy] qui affirme « Le pire risque, c'est celui de ne pas en prendre ».
Je vous rassure tout de suite, tout ceci n’est qu’un dérapage contrôlé : je ne vais pas me laisser emporter dans des considérations politiques sur un blog qui n’en a pas la vocation.

Revenons à la vraie question qui me taraude (pas celle du magazine) : faut-il continuer à prendre des risques, comment et pourquoi ?

Principe de base, accordons-nous sur une définition du risque, prenons celle de Wikipedia : une exposition à un danger potentiel, inhérent à une situation ou une activité.
Je note les mots clefs qui sont ici ‘potentiel’ et ‘situation’.
‘Potentiel’ indique que le risque n’est pas garanti (bonne nouvelle), qu’il est en arrière plan de cette situation, latent. Cela dit aussi que l’on peut minimiser la menace, en tout cas influencer son impact. Et fuir le risque n’est pas nécessairement s’en débarrasser car, comme le rappelle Eric Jong : « le problème, c'est que si l'on ne prend pas de risque, on risque encore davantage ».
‘Situation’ indique que le risque n’est pas systématique mais qu’il dépend d’un contexte. Une situation se crée mais se transforme également. Notre action a bien un effet. Malheureusement, tel le Rubik’s cube, l’image définitive et précise du risque ne se construit qu’au fur et à mesure.
Je garde en mémoire une définition intéressante qui m'a été donnée par un auditeur: le risque est l’exploitation d’une vulnérabilité par une menace.

Si la fortune sourit aux audacieux (vieil adage populaire), les audacieux vont gagner mais aussi…perdre. Car rien ne semble éternel en terme de risque. Chaque exemple a son contre-exemple, chaque Winner devient Looser s’il persiste. L’histoire est chargée d’exemples, de l’aventurier au sportif, du joueur au scientifique, du chef d’entreprise au militaire.
Dans son premier traité de stratégie militaire écrit au VIe siècle av. J.-C. , 孙子 (vous lirez « Sun Tzu ») disait déjà « Celui qui n'a pas d'objectifs ne risque pas de les atteindre. ». Cette sagesse toute chinoise nous rappelle que seul celui qui prend un risque a tout de même une chance de gagner.

Alors comment prendre des risques sans tenter le diable ? Pas facile !

Dans Philoctète, Sophocle prétend sagement que « plus faibles sont les risques, meilleure est l'entreprise ». Prenons donc des risques mais pas à n’importe quel prix.
S’il n’existe pas de recette, peut-on faire confiance à une approche, une méthodologie ?
Je ne possède pas une belle toque de cuisinier, je coiffe couramment la casquette du gestionnaire de projets. Il est unanimement reconnu que les projets font avancer l’homme ou les entreprises humaines. Et quoi de plus indiqué qu’un projet pour atteindre un ensemble d’objectifs en minimisant les risques ?

Rappelons donc quelques principes de base.
Un projet est un effort humain qui crée le changement et implique des tâches nouvelles et inconnues. Par définition, il est limité en terme de temps, en terme de budget et de portée, disons donc soumis à des délais. Rappelons également que le projet a des buts et objectifs composites et qu’il regroupe des personnes d'horizons différents qui sont amenées à travailler ensemble (compétences différentes, différentes responsabilités, différents centres d’expertises, …). Contrairement à l’activité routinière, qui recherche l’équilibre parfait, le projet est un déséquilibre permanent, une déstabilisation recherchée afin d’apporter les changements révolutionnaires espérés. Cette situation UNIQUE (contrairement au côté répétitif du BAU, Business As Usual) vise l’efficacité et non l’efficience. On veut aller d’un point A à un point B et on ne cherche pas à optimiser immédiatement la distance.
Mais…le tout baigne dans un bain d’agendas personnels, avec des personnes qui vous dévoileront leurs ambitions ou qui conserveront un agenda caché. Eh oui ! Là, on comprend un peu mieux les propos d’Henry Mintzberg : « dans l'élaboration d'une stratégie, le véritable défi réside dans la détection des subtiles discontinuités qui risquent d'ébranler une activité à l'avenir. Et, pour cela, il n'existe ni technique, ni programme. » . Mince…encore de l’imprévu, encore de l’humain !

Si le contraire du risque est la sécurité, faut-il ne pas prendre de risque pour gagner en sécurité ? Non. Comme le mentionne Paul Desmarais, « il faut prendre des risques, il faut toujours prendre des risques. Mais l'attente comporte aussi un risque. »

Prendre des risques c’est vivre pleinement.
Oser se jeter à l'eau...pour pimenter une existence…quel luxe !
Le luxe de la jeunesse, du goût du risque, le seul luxe de celui qui, après tout, n’a rien à perdre mais tout à gagner.

Citation (à méditer)

Pierre qui roule

Le rôle du manager s’apparente parfois à celui d’un architecte organisationnel. Et cela est d’autant plus vrai qu’il occupe une position élevée dans la structure d’une entreprise. S’il est partie prenante, voire même complètement impliqué dans un changement, ce rôle s’apparente même à celui de l’ingénieur de chantier. Et la pointe de génie (créatif) sera de mise au regard des idées théoriques du penseur originel. Car dans la réalité, l’ensemble des dispositions prises créera un contexte dans lequel les équipiers seront à même (ou non) d’accomplir des performances.
J’ai pu constater à de nombreuses reprises qu’un ensemble brut d’excellents ‘solo’ n’aboutit qu’à une joyeuse cacophonie. En les organisant harmonieusement, par contre, les résultats peuvent être brillants. Soyons donc clair, on parvient à ses objectifs si l’équipe s’accorde, si chacun se met au diapason (la référence conventionnelle choisie pour déterminer l'accord des instruments).
Malheureusement, si cela semble évident quand on parle d’un chef d’orchestre, c’est une toute autre histoire quand on parle de management. Certains dirigeants vont ainsi jouer de leur autorité ou de leur charisme pour forcer les pièces du puzzle et ainsi réussir à les emboiter tant bien que mal. Et c’est dans la douleur que chaque jour, tel Sisyphe aux enfers, leurs subordonnés vont pousser le même rocher dans une pente qui semblera de plus en plus raide. L’image résultante ne sera pas celle espérée, le puzzle n’aura pas d’allure, et chacun va s’en retrouver épuisé.
Bien sûr, même s’il dispose d’une baguette, le chef d’orchestre n’en a pas pour autant des pouvoirs magiques. N’espérez donc pas trouver LA formule de l’alchimiste. Cependant, en retroussant ses manches, avec un peu de courage et d’entrain, on doit pouvoir y arriver. Il y a en effet un chemin, une route à suivre qui donne des résultats éprouvés.
Le périple commence par la conduite d’un bon diagnostic. Il est essentiel d’identifier les domaines en proie à des disfonctionnements. A ce titre, je n’insisterai jamais assez sur l’importance de ne pas se fier à l’image perçue, aux symptômes perceptibles (lire à ce sujet les posts sur le CRT). L’évaluation, quand elle n’est pas conduite à la légère, guidera le manager armé de bon sens vers la prise de décisions. Pendant cette période de réflexion, l’adéquation optimale entre les personnes et les fonctions essentielles qui contribuent au 'throughput' se règlera dans le respect des individus. Les décisions seront perçues comme justes si la présentation des analyses se fait sur des observations inattaquables. Nul doute néanmoins que l’approche choisie (unilatérale, consultative, consensuelle ou unanime) aura une influence directe sur l’opinion que vos subordonnés se font de vous.
La prise de décision (qui ouvrira la porte de la planification du changement) se formalisera afin d’inhiber l’initiative individuelle ou à l’improvisation. Rien de tel qu’un bon schéma procédural décrivant un flux de A à Z. C’est la base de l’amélioration continue et de la qualité de service attendue par votre client, soit-il interne ou externe. L’application pratique devra absolument être en phase avec la théorie si l’on veut que les collaborateurs s’approprient les processus. Cette délégation ne rend pas pour autant le manager pauvre ! Dès ce moment, il tient sa récompense, il peut se féliciter d’avoir réussi à bâtir un étage de plus à son édifice. Paradoxe du manager, Sisyphe des temps moderne, plus il sera performant et plus il aura d’étages à bâtir ! Architecte vous avez dit… ?

L'outil politique belge

Les francophones reconnaissent unanimement le sens aigu de l'autodérision qui caractérise les Belges. Le sentiment de belgitude, qui l’alimente, est actuellement exacerbé par la nouvelle crise politique qui secoue la Belgique, du nord au sud. En effet, alors que les discours les plus sérieux creusent chaque jour un peu plus un fossé politique, chaque citoyen belge éprouve de plus en plus de difficultés à définir l’étendue de son identité.
Rien d’étonnant donc de voir naître des sites belgo-belges ciblant l’actualité et l’illustrant par la dérision.
Norton PartitionMagic de Symantec est ce logiciel best-seller qui permet d’organiser le disque dur ‘en toute simplicité’. http://www.symantec.fr/ mentionne d’ailleurs qu’il est possible avec cette solution d’exécuter efficacement et en toute sécurité plusieurs systèmes d'exploitation.
Superbe source à parodier dont s’est emparé le site http://www.partitionbelgic.be/
Quand les belges font de l’autodérision, ils manifestent leurs convictions qui sont bien en décalage avec les manœuvres politiciennes qui remuent leur pays. Et il ne faut pas nécessairement être expatrié pour partager ce point de vue…

Ma minute philosophique

La programmation orientée objet est un style fondamental de programmation informatique. Ce paradigme résout les problèmes en définissant et en assemblant des briques appelées ‘objet’. L’objet devient la représentation d’un concept, d’une idée ou d’une entité du monde physique comme par exemple un véhicule ou même une personne.
Me replongeant dans quelques livres ‘de jeunesse’, je suis interpellé par un constat : Aristote définissait des causes permettant de comprendre un objet. Elles sont au nombre de quatre et sont :

• sa cause matérielle ;
• sa cause efficiente ;
• sa cause formelle ;
• sa cause finale.

Peut-on faire un parallèle entre l’approche du philosophe rationaliste et les théories OO (orientées objet) ?
L’OO va définir l’objet en spécifiant de quoi il est fait (cause matérielle), d’où il vient (cause efficiente) et suivant le rapport entre sa forme et son fonctionnement (cause formelle). Par contre il me semble impossible de programmer le pourquoi de son existence (sa cause finale). La cause finale est celle qui implique que le monde a un sens, que les choses se définissent aussi par ce qu’elles deviendront.
Voilà bien une dimension que l’informatique ne peut traiter. C’est simplement une dimension non réductible en équation. Heureusement pour l’homme non ?

1984, c’est maintenant ?

Que connaît-on sur vous, que peut-on aujourd’hui découvrir à votre insu via l’Internet ? Pas grand-chose ?

Eh bien cela risque de changer avec l’arrivée de sites tels http://www.spock.com/ . En effet, ce dernier, américain et pionnier en son genre, se fait fort de diffuser, grâce à son moteur de recherche, des informations qu’il a pu regrouper sur les internautes du monde entier. Les personnalités célèbres, ‘people’ et politiques de tout bord, ne sont pas en reste bien sûr !
Spock glisse sur la vague croissante des recherches d’informations personnelles. Et les Internautes en sont friands, en témoignent près de 30% des requêtes de Google. Les grandes oreilles (pour ceux qui n’avaient pas fait l’association d’image, j’ajouterai ‘de Star Trek’) se sont tendues pour apporter des réponses à un vaste marché demandeur.

Alors que de nombreuses enseignes de l’Internet sont invitées à donner des garanties du respect de la protection de la vie privée des informations rassemblées sur leurs membres, voilà qui ne manquera pas de semer le trouble et qui doit déranger.
On peut en effet se poser des questions sur l’authenticité de certaines informations récoltées et sur la volonté ou l’acceptation de la personne concernée de laisser connaître certaines informations en dehors de certains cercles privés. Car Spock se fait fort, à un stade Beta, de déjà multiplier un nombre d’étiquettes (flag, tag) dont on doit mesurer les dangers : les croyances religieuses, la couleur des yeux, les pratiques sexuelles, l’ethnie et j’en passe et des meilleures.

Spock s’est engouffré dans un potentiel eldorado numérique mais le résultat s’apparente trop au redoutable Big Brother d’Orson Wells. Sauf preuve du contraire, les sources sont incontrôlables et peuvent induire des dérives en total mépris du droit fondamental à la vie privée.
Il semble important de surveiller l’évolution du produit et de mesurer la puissance et le danger du concept. Pourra-t-on compter sur une réaction de la communauté Internet ou des autorités internationales pour cadrer la marge de manœuvre de ce paparazzi de l’information numérique ?

90 jours

Réussir la prise d’un nouveau poste s’accompagne toujours d’un challenge : ‘bien’ se positionner dans l’organisation et s’intégrer ou compléter une structure.
Alors que le changement, l’adaptation et la rapidité de réaction sont devenus le credo de toute entreprise qui veut rester compétitive, il faut faire ses preuves dans un délai relativement bref, une période capitale, délicate et exigeante : la prise en main. Il est d’usage de considérer 3 mois pour un manager ou une prise de fonction de direction. Ainsi, Carlos Ghosn par exemple, a présenté son ‘Nissan Revival Plan’ 90 jours après sa prise de fonction. Cette période de grâce est relativement courte pour faire ses preuves (par exemple, ne donne-t-on pas volontier 100 jours à certains Ministres?).
Pour être franchie avec succès, cette phase capitale doit s’illustrer par de petites batailles victorieuses. Les nombreux observateurs de l’organisation vous jugeront certainement sur l’obtention de résultats palpables.

Dès les premiers temps, il faut identifier les défis et les opportunités afin de contribuer à la réussite et au développement de l’organisation.
Cette mise en mouvement doit se faire avec beaucoup de tact mais surtout avec l’appui d’un bon diagnostic. Si le contexte est mal évalué, vous risquez de venir avec votre arc et vos flèches alors que vous êtes attendus pour labourer (la fameuse image du chasseur et de l’éleveur) !

Posez-vous donc les bonnes questions avant d’entreprendre des actions (de changement) : êtes-vous la personne qui est attendue pour pérenniser une organisation, déclencher un cycle de relance en revitalisant certaines branches ou encore redresser la barre parce que l’organisation que vous dirigez subit une crise. Bien entendu, les choses seront différentes si vous prenez la barre dans un contexte de Start-up, à la recherche d’un cycle de croissance issu d’un ‘green field’.

Dès que ce contexte est analysé et clair, il faut accumuler des petites victoires.
Il est dès lors indispensable d’identifier un nombre limité de cibles sur lesquelles vous pourrez faire mouche. Que ce soit des domaines ou des processus, il faut entrevoir les améliorations qui seront susceptibles d’amener du changement. Et ce changement doit aller dans le bon sens et porter des fruits! Pour s’en assurer, rien de tel qu’un arbre CRT complété d’un FRT (voir à ce sujet les ‘posts’ Theory of Constraints, Current Reality Tree). Car ce n’est pas tout de démonter pour reconstruire, il faut s’assurer que cela va faire considérablement progresser les performances opérationnelles de l’organisation. N’oublions pas à ce titre de considérer le Throughput (le taux auquel un système produit de l'argent) et non de mauvais indicateurs.

Vous vous en doutez, se précipiter dans l’action est le meilleur moyen de faire des faux-pas. Et j’ajouterai que, pendant la période de prise de poste, les collaborateurs pardonneront la méconnaissance de la technique, du secteur d’activité ou du métier. Ils seront cependant bien moins tolérants sur les aspects stratégiques, les domaines de la communication et du management.

Alors, prenez le temps de réfléchir aux défis qui vous attendent et aux solutions que vous allez apporter avant d’embrasser les affaires courantes (business as usual)...

Petit aparté sur le temps

Ces quinze derniers jours ont passé à une vitesse v-v'. Tout est relatif, bien sûr! Et pourtant l'approche plutôt interpelante présentée ci-dessous me ferait-elle regretter d'avoir voyagé lors de ces dernières vacances?



Et si le principe de l'Alpha et de l'Omega nous permettait d'anticiper les futurs incidents de projets!?

Chaque trace compte

Dans un post du mois de décembre dernier (Je blog donc je suis) je m’interrogeais sur la fréquentation de mon blog. Avec le recul, je peux maintenant analyser quelques chiffres, tirer quelques tendances et en sortir quelques réflexions.

Les premiers mois de publication, j’ai constaté une tendance moyenne d’une demi-douzaine de visites par jour. Les curieux des premiers jours venaient parce que les mots clefs de leurs recherches pointaient sur ce blog référencé. J’étais parti d’un a priori : si un blog n’est pas référencé, il n’est pas visité.
C’est vrai, mais il ne faut pas laisser le référencement uniquement au niveau des moteurs de recherche que sont Google et Yahoo. En effet, certains mots drainent des recherches surprenantes. Ainsi dans le post parlant des titres, je cite les hôtesses de caisse. Ces dames ne sont sans-doute pas très présentes sur le Net puisque ce seul mot a dévié plusieurs dizaines d’internautes sur mon blog. Plus fort encore, en parlant de la Théorie des Contraintes appliquée au secteur hospitalier j’ai utilisé l’acronyme TOC. Le nombre de recherches sur les TOCs et les hôpitaux qui soignent ces derniers a été impressionnant : malheureusement les ‘fureteurs’ se mettaient en recherche de centre de soins pour les Troubles Obsessionnels Compulsifs !
La deuxième étape a consisté à mesurer l’effet du postage de quelques messages dans des forums influents ou en laissant des traces très visibles de son passage (par exemple être connecté sur Myblog.com). L’effet est immédiat, il est possible de doper les visites. Rien de plus curieux qu’un bloggeur qui surveille les visites de son blog (je parle en connaissance de causes).
Dans un troisième temps, poursuivant une démarche qui se développe de plus en plus sur Internet, j’ai tenté de soigner mon image (une image) et de positiver ce que l’on peut appeler aujourd’hui une «personnalité numérique». Les sites de réseaux socioprofessionnels tels Linked-it ou Blue Chip Expert se sont d’ailleurs développés sur cet humus. J’ai pu entendre sur France-info que, selon le site 01.Net, 30% des recherches sur Google concerneraient des individus. J’ai moi-même personnellement pris l’habitude de « googler » les personnes que je vais rencontrer dans un contexte professionnel. Et les surprises sont parfois au rendez-vous…surtout avant certains entretiens d’embauche que j’ai pu mener !
Cette troisième étape n’a pas conduit, dans mon cas, à une augmentation de la fréquentation. On peut imaginer que cela a peut-être permis de maintenir une fréquentation relativement constante. Le seul effet directement visible a été celui de l’augmentation notable de la lecture de mon profil, le texte sur l’auteur.
Enfin, la dernière étape, est événementielle. Et c’est la cerise sur le gâteau en terme de fréquentation : l’annonce de mon changement d’emploi. Cumulant l’effet d’annonce et la notification à l’une ou l’autre source médiatique, les fréquentations sont montées à près de 250 certains jours…de la semaine. Les lecteurs de mon blog sont principalement intéressés dans un contexte professionnel…il est vrai que je ne parle pas ici de ma vie sentimentale ou du dernier couscous en famille.
En parlant à certains visiteurs identifiés, je me pose la question : ‘ les internautes qui ont visité le blog sont-ils conscients du traçage qui est fait (à leur insu) ?’
Pour lutter contre les outils statistiques que j’ai pu utiliser (en pur amateur), il est important de faire la part entre vie privée et vie professionnelle quitte à utiliser des pseudonymes. Si le contact est plus direct, je n’hésite personnellement pas à utiliser des adresses électroniques distinctes. Les plus avisés, ceux qui cultivent la crainte de laisser des traces derrière eux en surfant sur le Web, utilisent des logiciels pour naviguer anonymement.
Alors chers amis, chers collègues, chers fournisseurs, quels sont ceux d’entre vous qui utilisent des logiciels ‘anonymisants’ tels PC Anonyme ou GhostSurf Platinum ?
Que les moins avertis consultent http://www.anonymat.org/ ou http://www.internet-anonyme.com/

L'équipe: transformer l'essai

Trois concepts dominent très largement la réflexion et le débat en matière de gestion d’équipe :

• Les concepts de motivation ;
• Les concepts d’implication ;
• Les concepts de satisfaction au travail.

Les membres d’une équipe doivent se sentir complices.Cette complicité ne peut naître que d’un respect mutuel (reconnaissance de compétences, de position, de valeurs communes) et d’une acceptation du rôle que l’on joue vis-à-vis d’une organisation. Cette acceptation ne doit pas découler d’un rapport de force (à l’instar du positionnement du mâle dominant d’une meute) mais bien d’une démarche managériale visant à tirer le meilleur de chaque individu. Le coach va mobiliser son équipe pour aider l’entreprise à atteindre des objectifs, rendre fort l’engagement des employés et assurer l’adhésion à la mission.

La motivation

« La motivation n’est pas un trait de caractère, c’est un processus qui permet de faire des efforts importants pour une activité précise » nous dit Claude Levy-Leboyer, professeur émérite de psychologie du travail à l’université René-Descartes Paris V. La motivation n’existe pas en tant que telle, il n’y a pas « des gens motivés » ou des « gens non motivés » comme le suggèrent les offres d’emploi dans les journaux qui cherchent des « jeunes cadres motivés » ! On n’est pas motivé lorsqu’on est, par exemple, grand, luxembourgeois ou riche. La motivation est toujours la motivation de quelque chose. On est motivé par un travail dans une situation sociale donnée, c-à-d qu’on apporte à certaines activités un engagement, une disponibilité pratique et intellectuelle.

Des objectifs communs : une implication

« Par l’identification, on désigne l’attachement, voire l’identification au travail, au groupe de travail et parfois au service dans son ensemble. C’est au fond l’importance que la situation de travail peut prendre pour l’individu par rapport aux autres sphères de sa vie.» nous dit le professeur A.Eraly de l’université de Louvain-la-Neuve. Il me paraît essentiel de regrouper une équipe derrière des valeurs communes qui se traduisent en une déclinaison de la mission du service en objectifs mesurables. Comme le dit le vieil adage : « ce qui ne se mesure pas ne se gère pas ». Partager ces objectifs permet donc tant au manager qu’à l’équipe qu’il dirige de s’assurer qu’il n’y a pas de malentendus sur des attentes non dites ou non convenues.

La satisfaction

La satisfaction est sans doute le concept le plus délicat. C’est la représentation élaborée par la personne et c'est ce qu’elle transmet d’elle-même.

Sortez de la mêlée, faites vos commentaires...

Surprenant?

« La moitié des IT managers européens disent que le retard de leurs projets n’aura pas d’effet sur leurs perspectives de carrière ». L’information est issue d’une étude de HP et de Economist Intelligence Unit (EIU) sur 1125 professionnels à travers le monde. Elle est relatée dans un article de la BBC
(< http://news.bbc.co.uk/go/em/fr/-/1/hi/business/6720547.stm >).

Voilà qui laisse place à la réflexion tant sur nos organisations européennes (et leur compétitivité) que sur les rôles et responsabilités réelles de ces managers.

Take off!

Voilà quelques semaines qu’une nouvelle question m’obsède : comment communiquer vers l’extérieur mon départ de la Fondation François-Elisabeth (et de ses hôpitaux)?
Bien qu’il traite essentiellement de sujets managériaux et organisationnels (souvent aseptisés d’émotionnel), mon blog se présente à moi comme LE média à utiliser pour communiquer. Osons l’originalité !
Je pense que, à l’instar de mes collègues, la surprise est de taille pour de nombreux partenaires et fournisseurs. J’ai été relativement discret. « Quelqu'un qui va partir ne le dit pas. Il part et c'est tout. Celui qui parle veut rester. »[1]. Ma décision est mûrement réfléchie.

Evidemment, ce n’est pas sans émotion que je mets fin au contrat signé il y a près de 6 ans. Le chemin parcouru à la tête de l’informatique est le résultat d’une collaboration étroite avec la Direction mais surtout avec une équipe forte et soudée. La confiance mutuelle et la complicité de travail se sont construites avec les succès, ce fut d’ailleurs la clef de voûte de nombreux challenges. Un regard en arrière me rend fier, disons-le.
Et puis…je regarde l’avenir avec beaucoup d’enthousiasme. Excusez-moi cependant si je n’ose me projeter trop loin car, comme l’a écrit Alphonse Allais : «partir, c'est mourir un peu, mais mourir, c'est partir beaucoup » !

Certains amis m’ont déjà souhaité bonne chance : ‘te voilà guéri, après 6 années passées à l’hôpital’ ! Les mieux informés me souhaitent déjà ‘bon vol’. Oui, je vais rejoindre CHAMP Cargosystems. De nouvelles responsabilités m’y attendent en tant que ‘Account Director Cargolux Services’.
Dès le 1er août, je vais m’investir complètement dans cette nouvelle fonction, y prendre énormément de plaisirs … c'est mon kérosène pour réussir.
J’ai fait le plein, je suis paré au décollage!



[1] Alain Monnier, Extrait de Les Ombres d'Anna

Photo: Régis Léoni - P. Van Wambeke sur les (para)pentes alpines enneigées

CommunicACTION

L’entreprise est un environnement à dimensions multiples, complexe et incertain. Qu’il soit de type socioculturel, technologique ou commercial, il lie des individus venant d’horizons divers avec des aptitudes, des compétences, des qualités, des attentes et des besoins.
Et c’est dans cet environnement que doit s’établir la communication. Le système de gestion, véritable système nerveux de l’entreprise, réagira par la connaissance d’informations, prendra des décisions, évaluera et contrôlera.
Rien d’étonnant donc à ce que l’on considère vite tout problème qui survient dans un projet (état d’instabilité par excellence) sous son aspect ‘communication’ : tout est problème de communication quand quelque chose ne va pas !

Le non aboutissement d’un projet, c'est-à-dire l’échec, s’associe à 4 domaines comme l’indique le schéma en arêtes de poisson suivant :

Lors d’une conférence organisée à Luxembourg par le Project Management Institute (PMI Belgium Chapter – Luxembourg Section) ce mardi 22 mai dernier, la firme Mindforest a présenté sa vision sur « How to communicate in Projects – Experience, Tips and Tricks ». D’entrée, Guy Kerger, Managing Partner, plante le décor en annonçant que des études montrent que les projets qui n’ont pas abouti sont associé à 57% à une mauvaise communication. La mauvaise planification ou la faible qualité de contrôle n’atteignent respectivement que 39 et 35% des causes.

Alors, que faire pour que l’on ne se retrouve pas avec ces écueils ? Quelle démarche entreprendre pour éviter que certaines personnes n’aient pas été abordées, que certains thèmes ne soient pas couverts ou que la définition des attentes varie en totale compréhension et accord commun ?

Le consultant en communication pose l’approche en 4 points :

1. KIS : Keep It Simple. Eviter les jargons et les technobabble (en.wikipedia.org/wiki/Technobabble)
   
2. Utiliser des métaphores, des analogies et des exemples et dire ce que l’on a à dire sans tourner autour du pot
   
3. Multiplier les canaux de communication, les forums. Attention à ne pas rentrer dans les travers du type propagande ou ego-booster


4. Répéter, répéter et répéter encore

Les méthodes formelles doivent être complétées par les méthodes informelles. Ainsi, aux notes internes (newsletter), mémos en tous genres et communications sur l’intranet doivent s’ajouter les réunions occasionnelles, les entrevues en tête à tête et les campagnes d’images/poster. Souvenons-nous que la majorité des personnes ne comprennent pas facilement tous les messages d’un écrit conventionnel. Créer la prise de conscience est une activité à part entière qui nécessite de la communication et de l’action, une véritable communicaction !

Qu’en pensez-vous ?

Ainsi SOA-t-il !

Il a peu de temps encore, les entreprises s’organisaient autour des projets. Chaque département ou gros service implémentait son système, un îlot. Cette construction que l’on baptise ‘en silo’ a amené l’introduction de technologies différentes et, pire encore, la redondance et l’incohérence de données. C’est là la cause profonde de la fameuse « architecture accidentelle » subie par tout professionnel de l’IT qui a un peu de bouteille.

Et c’est ainsi qu’un fossé se creuse entre les besoins métiers et le service de l’IT.

Entre temps, la pression s’est accentuée sur les entreprises.
Les fusions et acquisitions se multiplient. La performance est demandée. La quantité de travail croît. Les règles et lois évoluent et rendent la gestion plus complexe et plus exigeante. Certaines branches sont outsourcées (pas nécessairement l’informatique). Bref, la compétition et la mondialisation sont au rendez-vous.

Les sociétés de services se sont penchées sur la problématique : apporter une réponse était indispensable.

La théorie que l’on nous a enseignée il y a 30 ans ne devait pas ressurgir : l'approche cartésienne (Descartes) qui prône le découpage d’un problème en sous-problèmes. Cette approche prend peu en compte les interactions entre problèmes et c’est bien là sa tare.
Par contre, l'approche systémique favorise une vision globale sur la réalité considérée comme un système. Et comme l’entreprise est un système ouvert (càd en interaction avec le monde qui l’entoure), la pensée systémique offre une bonne base à l’amélioration de ses éléments organisés en fonction d’un but. Dans son cours d’Organisation et de Management le professeur Mohamed Bayad de l’Université de Nancy 2 nous confirme que « Lorsque la complexité (degré d’organisation) d’un système augmente, les propriétés qui le caractérisent dépendent de plus en plus de sa structure (ensemble des relations) et moins en moins de la nature de ses parties. ».
Il faut donc comprendre l’entreprise comme un ensemble de variables en interaction ayant un certain de degré de finalité. Et la modélisation en ‘Business Process’ répond à la demande de formalisation que demande un système informatique.
Des packages informatiques qui reprennent les logiques métiers ont été développés. Ils comportent néanmoins différents inconvénients : d’une flexibilité limitée, ils n’apportent pas ou peu de différenciation ou d’innovation sur des marchés concurrentiels. Ils ont également le lourd inconvénient de rendre l’entreprise dépendant des tierces parties.

Le SOA (Services Oriented Architecture), qui est le pendant informatique du BPM (Business Process Management) est un modèle intéressant. Il aligne l’IT et les métiers sur l’organisation en processus. Il accroît les capacités des investissements informatiques consentis. Enfin, son implémentation se veut incrémentale et non radicale. C’est d’ailleurs un point très fort de l’approche car le « big bang » n’est souvent pas une option envisageable.
Alors que pendant des années, l’IT s’est focalisé sur la ‘complexité de gérer cette complexité’ (et de la maintenir), le principal objectif de l’IT peut ici être de permettre l’exécution de processus métiers et d’accompagner les changements. Et ce sont bien ces derniers qui apportent la différenciation tant recherchée par les entreprises.
Autre avantage du SOA, l’entreprise peut établir des plans d’expansion ou d’amélioration en se basant sur des capacités informatiques plus claires.

Alors comment mettre du SOA dans le moteur d’une entreprise ?
Le SOA se construit sur 4 dimensions, les 4 P : People, Process, Platform et Practice. Tout va partir d’un modèle de service qui va aligner les objectifs d’entreprise et les besoins (attentes clients, les lois, …).

D’une cartographie de l’organisation existante (AS IS) on sera en mesure de construire une vision d’amélioration, un futur (TO BE). Et l’IT sera en mesure de suivre et de s’adapter, ayant abandonné son architecture ‘spaghetti’ pour une structure en ‘bus’ que certains qui ne manquent pas d’humour baptiseront ‘lasagne’.
En marge des solutions proposées par les ‘sofware houses’ (je citerai par exemple le white paper de SUN de févier dernier : a pragmatic approach to implementing a SOA with sun java composite application platform suite), quelques sites décrivent l’approche en long et en large. Une récente présentation m’a permis de découvrir le site de http://www.praxeme.org/ que je vous invite à consulter.

Je vois dans le SOA de nombreux rapprochement avec la théorie des contraintes qui me séduit tant. J’ignore si des travaux ont déjà abordé les analogies ou ont réalisé des études d’écart. Si vous avez des références ou des liens, merci de me les transmettre !

Structure matricielle

Les grandes dimensions autour desquelles les décideurs conçoivent la structure d’une organisation relèvent souvent d’un besoin à un moment donné.
On peut définir les besoins de structure organisationnelle par un positionnement sur base de l’identification de quelques paramètres simples. Des maîtres en la matière tels Mintzberg[1] caractérisent une structure de la manière suivante (vue simplifiée) :

Qu’advient-il après ? Du stade de la création au stade de la montée en puissance (le plein développement), la croissance d’une entreprise impliquera un certain nombre de changements, d’adaptations organisationnelles nécessaires. C’est un besoin d’agilité qui se fera sentir car l’entreprise devra rester compétitive et atteindre ses objectifs de rentabilité.

Dans ce contexte d’adaptabilité vitale, les structures matricielles ont le vent en poupe. L’adoption des principes d’amélioration continue (PDCA: roue de Deming), le contexte de la réorganisation sur base des processus primaires et secondaires, de la mise en place de services de ‘support’ et l’introduction progressive de l’outsourcing y contribuent.

Ce changement, qui ne s’improvise pas, fait l’objet de bon nombre de discussions. La Théorie des Contraintes apporte ses réponses. Dans un échange avec le groupe de discussions qu’il a initié, David Laffineuse, qui dirige le bureau de gestion de projets de la société Bendix (groupe Knorr-Bremse) à Elyria dans l'Ohio, précise que certains principes se doivent d’être suivis : « trois principes fondamentaux doivent changer pour permettre une meilleure performance dans une structure matricielle.

1. Ces organisations doivent se rendre compte des effets néfastes d'une utilisation maximale de chaque ressource. Leur expliquer l'application de la loi de Little (théorie des files d'attente simples de type M/M/1) à leur processus de développement peut parfois les convaincre (principalement l'effet sur le temps moyen des tâches dans le système).


2. Il faut que l'organisation mette en place une discipline de séquençage des projets, sur base de la capacité de leur ressource critique. Bref, créer un système 'PULL' alors que maintenant ils utilisent en majorité un système 'PUSH'.


3. Il faut que ces organisations adoptent une discipline de priorités claires (aussi bien au niveau des projets qu'à celui des tâches) qui mette fin au multitâche chronique de leurs ressources. Ici, toujours en utilisant la théorie des files d'attente, on peut voir l'effet du multitâche sur le temps moyen de service. Ce qui est intéressant par contre c'est de voir que quel que soit le niveau de multitâche, le temps moyen dans le système n'est pas affecté. Le multitâche se traduit en effet par une réduction du temps moyen d'attente mais par une augmentation proportionnelle du temps de service. Ce qui prouve d'ailleurs que le bon vieux système du multitâche ne procure qu'une illusion d'efficacité, son résultat étant en vérité une destruction complète de la productivité.

Si ces trois principes sont respectés, une organisation pourra fortement améliorer la performance de sa matrice en terme de son débit de projets. Ceci dit, il faudra quand même s'assurer que la structure de la matrice en elle-même contribue à cette amélioration de la performance.»

Orienter une société et ses départements vers la structure matricielle est un défi de gestion d’importance qui pourrait vite être perçu comme une bureaucratie naissante, une déstabilisation ou un alourdissement de toute une organisation.

Pour rendre performante la structure, il faut que les principes fondamentaux de gestion changent. C’est au niveau des décideurs de l’entreprise que le premier challenge se situe. Ils doivent être réelle partie prenante dans la démarche de changement.
Le pragmatisme, les douloureuses expériences passées d’un dirigeant ou simplement la crainte d’une perte de pouvoir (financier, humain, …) sont autant de freins à la formalisation et l’adaptation d’un nouveau fonctionnement. Mais un manque d’évolution, un maintien du concept organique fragilisera immanquablement une société à terme.

[1] Structure et dynamique des organisations
Henry Mintzberg – Editions d’Organisation – ISBN : 2-7081-1971-0

Qui soigne-t-on avec les ordinateurs ?

L’Inventaire des Systèmes d’Informations de la Santé (ISIS) et la recherche de l’état de l’art informatique sont aujourd'hui au cœur des débats qui animent le secteur hospitalier du Grand Duché de Luxembourg.
Face au nombre toujours croissant de patients à soigner, à la recherche permanente de la perfection technique, aux besoins grandissants de traçabilité, à l’exigence légitime de la protection des données personnelles et médicales, l'organisation et le fonctionnement de l’hôpital ont vu se développer de nouveaux défis de gestion. Pour relever ceux-ci, les messages politiques de tous horizons nous présentent l'outil informatique comme l’outil imparable.
En France, Xavier Bertrand, Ministre de la Santé, a présenté en février dernier son plan Hôpital 2012 qui met l’accent sur les systèmes d’information hospitaliers. « Je veux que les établissements soient complètement numérisés » … « c’est maintenant que nous devons prendre ce virage» déclare-t-il dans le journal La Tribune du 7 février 2007.
La balle serait-elle dans le camp des informaticiens ?

La monté en puissance de l’informatique dans le secteur hospitalier est notable sur ces cinq dernières années. Le métier a, quant à lui, également évolué. Les projets administratifs laissent la place à des projets visant les soignants. Ce rapprochement du cœur de métier implique un besoin de tenir de plus en plus compte des problèmes et des particularités organisationnels des services et métiers concernés par une informatisation.
Certains veulent laisser croire que l'informatique parviendra, à elle seule, à soigner des problèmes organisationnels alors que les professionnels s’épuisent à les résoudre sur papier. N’avons-nous tous pas rencontré des tentatives locales de changement dont l’effet final, malgré des efforts considérables, n’est que très sensible voire inexistant ? Au-delà des luttes intestines Administration-Soins-Médical, la volonté (souvent louable) de ces gens pleins d’illusions est de mettre enfin en place une solution « qui tourne » ; ils rêvent des logiciels parfaits que présentent les commerciaux. Mais malheureusement l'informatique n'est pas la panacée, la "baguette magique" qu’il suffit de pointer sur un département pour résoudre ses problèmes. Il faut analyser les véritables causes profondes de ces derniers. Cela commence en répondant à trois questions : Que changer ? Vers quoi changer ? Comment changer ?
Un support méthodologique s’impose. Quoi de mieux qu’une approche de résolution de problèmes tout à fait analogue à l’approche des cliniciens pour le traitement des patients (lire à ce titre le livre[1] de Burton-Houle qui exploite la Théorie des Contraintes) ?
Si nous avions à décrire l’ensemble du processus suivi par un clinicien, nous obtiendrions à peu près :

1. Diagnostic : connaître les symptômes. Un clinicien commence par dresser une liste des symptômes observables et utilise les causes-effets pour rechercher les causes sous-jacentes de chacun d’eux et déterminer l’affection ou le problème principal.


2. Conception d’un plan de soins : en considérant que le patient qu’il soigne est unique, un plan de soin est établi. Ce plan va cibler avant tout l’affection mais va également prendre en compte les autre choses qui doivent être considérées tout au long des soins pour guérir et pour assurer que le traitement fonctionnera (le médecin prescrit par exemple du repos au lit). Tous les effets secondaires du traitement sont identifiés et les moyens pour les éviter ou limiter deviennent des éléments importants du traitement (par exemple, soulager l’estomac lors de la prise d’anti-inflammatoires).


3. La prise du traitement : en considérant que chaque patient est unique, un plan est développé pour déterminer comment mettre le traitement en route.
   

Ce bon sens médical nous rappelle qu’il est bien essentiel de confirmer que la solution (informatique) entrevue pour une problématique va bien amener une véritable amélioration. Cela est d’autant plus vrai que le lancement d'un projet informatique demande avant tout du courage organisationnel. Il faut remettre à plat des pratiques traditionnelles et des habitudes de gestion. Il ne faut pas hésiter à envisager de nouveaux modes de fonctionnement.

Le succès d'un projet informatique relève d’une complicité étroite entre l’organisationnel, le fonctionnel et la technique, c'est-à-dire un engagement humain fort. Ce changement se gère dans le temps. Il doit permettre d’installer de nouvelles utilisations naturelles dans les pratiques de travail quotidiennes.

L'informatique Métier dans le Secteur de la Santé au Service de la Performance et de la Qualité est à ce prix. C’est le thème de la conférence organisée le 17 avril prochain au MEDETEL (Foires Internationales à Luxembourg). Une présentation lors du séminaire CRP-Santé me permettra de répondre a la question : dans un hôpital, « qui soigne-t-on avec les ordinateurs : le patient ou l’informaticien ? ». Amusé, j’entends déjà certains propos « c’est le discours d’un patient modèle et d’un informaticien averti…qui se porte bien ». Je devrai donc rappeler que, si je place un ordinateur au milieu d’une unité de soins, sans concept organisationnel et fonctionnel, nul doute qu’il va rendre malade bon nombre de professionnels du secteur santé !



[1] Burton-Houle, T.2001. The Theory of Constraints and the Thinking Process : A brief introduction to TOC. New Haven, Conn.:Avraham Y. Goldratt Institute

An Inconvenient Truth

C’est un show à l’américaine qu’a offert Al Gore lors de la conférence « Repères » de la Dexia Bil, tenue hier au Grand Théâtre de la Ville de Luxembourg. L’ex-vice Président des Etats-Unis était invité à présenter son film ‘An Inconvenient Truth’ qui porte sur le réchauffement de la planète et ses conséquences désastreuses.


Pendant près d’une heure et demie, utilisant des images fortes et des concepts simples, Al Gore a brillé dans un exposé qui ne laissait pas de place à l’improvisation. Posant ses arguments sur d’incontestables comptes-rendus scientifiques, il a présenté une machine remarquablement bien huilée. Elle lui permet de faire prendre conscience à tous que notre planète est en danger si on ne réagit pas dans l’urgence en introduisant des dynamiques de changement de comportement des Etats et des peuples.
On ne peut que saluer une initiative d’un représentant de la nation la plus impliquée dans la dégradation de l’environnement même si certaines connotations politiques ‘démocrates’ ne doivent pas nous rendre dupes à quelques mois des élections américaines…

Proche de sa conclusion, rappelant que les calligraphies asiatiques représentent généralement un concept ou une idée, Al Gore précise que le mot « crise » se représente par deux sinogrammes juxtaposés : le premier désigne le danger par contre le second symbolise l’opportunité. L’ex-vice Président invite le monde à réagir et à saisir cette dernière chance avant qu'il ne soit définitivement trop tard.

Combien de temps à la valse des titres ronflants ?

L’image et les paillettes l’emportent de plus en plus sur le fondement même de la fonction. Aujourd’hui, on n’est plus caissière mais ‘hôtesse de caisse’, on n’est plus vendeur mais ‘conseiller clientèle’. Et les bons vieux titres de ‘Responsable’, de ‘Chef de service’, de ‘Manager’, de ‘Directeur’ ? Ces labels, compréhensibles pour la plupart d’entre nous, sont en péril car ils reposent de moins en moins sur des repères communs. A cela s’ajoute l’arrivée de nouvelles dénominations anglo-saxonnes qui compliquent considérablement un jeu de positionnement mutuel. Et les dérives accompagnent ce phénomène. Le ‘System Engineer’ devient en français ‘Ingénieur Système’ alors qu’il n’a parfois jamais dépassé le stade du CATP. Cela me choque. Rien à voir avec un problème d’égo mais bien que l’étiquette s’inspire d’un titre académique diplômant. On est proche de la contrefaçon puisque l’on va imiter quelque chose sans en avoir le droit et probablement dévaloriser des études.

Mais comment en arrive-t-on à doper ainsi une série d’étiquettes dans une société qui tente de retrouver des repères ?
Ces dernières années ont été marquées par le phénomène de mondialisation de l’économie et, alors que l’on assiste fréquemment à des restructurations, il est indéniable que des opportunités de promotion se sont multipliées dans les entreprises. Les carrières s’en voient moins linéaires et des personnes se retrouvent vite parées d’un titre ronflant ne correspondant pas à leur fonction ou à leurs responsabilités.

Faut-il s’en inquiéter ? Je ne crois pas car le marché n’est pas dupe. J’en prends pour exemple la visite récente de deux commerciaux d’une société de services informatiques cotée en bourse. Visiblement jeunes et peu expérimentés, ces deux personnes se sont présentées à moi avec un bagage commercial très léger et une connaissance médiocre du secteur hospitalier et de surcroît du contexte luxembourgeois. En 20 minutes de questions-réponses je me suis fait une idée sur leur manque de compétence qui a de plus déteint sur l’image, neutre à ce stade, que j’avais de leur entreprise. Je me suis même fait la réflexion que des sociétés de renom ne devraient tout de même pas envoyer des ‘junior’ au front sans les faire accompagner d’une personne ayant un minimum de ‘bouteille’ et de connaissance du client. A ma grande surprise, alors que je classais verticalement les 2 cartes de visites, je dus constater que mes interlocuteurs arboraient un titre de ‘Manager’! Qu’avaient-ils géré à ce jour, en tout cas ni notre entrevue ni un potentiel marché avec moi et ma société.
Le phénomène de la surenchère des titres va de pair avec une volonté d’ascension hiérarchique que les hommes ont toujours recherché. Comme un vieil adage, le principe de Peter nous rappelle que « Dans une hiérarchie, tout employé a tendance à s'élever au niveau de son incompétence ».
Je préconise l’avancée progressive, compatible avec une évolution, une maturité et une expertise gagnée au fil du temps, de l’effort et des succès.

Avant-hier, alors qu’il effectuait une sortie hors de la station spatiale internationale, le cosmonaute Mikhail Tyurin s’est fait dire "Please pay attention to your condition while you work" … "If you feel it's too hot, then take a break.". A ceci il répondit avec beaucoup de philosophie: "One who knows something about life is never in a hurry".

Expérience - Inexpérience

Si la jeunesse (toujours relative) a certains avantages, elle souffre également de certains handicaps, l’inexpérience étant reconnue comme le majeur. Certains voudraient cependant opposer l’inexpérience à l’expérience. Comme si l’expérience était un gage de réussite, le terreau privilégié du succès.

L’apprentissage commence dès notre plus tendre enfance. Petit, il nous arrive de se voir refuser quelque chose auquel on tenait. A-t-on mal demandé ou s’y est-on mal pris ? Plus tard, ce sera peut-être un examen qu'on aura raté, un emploi qu'on aura manqué, une promotion qui nous sera refusée,...et chacun de ces échecs sera vécu plus ou moins bien.
Cette perception sera le résultat d’une interprétation d'un événement. La perte d'un emploi sera par exemple un événement perçu comme étant une chance de réorienter sa carrière pour une personne alors que ce sera une énorme difficulté à surmonter pour une autre.
L’approche par l’échec porte aussi avec elle une potentielle période d’écroulement, une destruction avant de reconstruire. Cependant, une personne ‘inexpérimentée’ qui a la capacité de réagir vivement à cet effondrement sera certainement plus performante que son homologue ‘expérimenté’ qui pourrait se laisser surprendre et abattre par l’inattendu, l’imprévisible.
En privilégiant l’expérience, on part du principe que le vécu sera ré-exploitable. Mais n’est–ce pas une erreur alors que notre mode de travail et de vie se base de plus en plus sur une multitude de projets ? Or chaque projet est bel et bien UNIQUE. C’est donc plus sur des capacités à innover, rassembler les références, planifier, organiser et contrôler ces projets qu’il faut juger les individus.
Il n’est donc pas irresponsable de confier des responsabilités à une personne qui n’a pas fait ses preuves sur un domaine. Il sera par contre indispensable que cette personne trouve le mélange subtil qui va allier la vue exprimée par les ‘anciens’ et la capacité à soulever des idées nouvelles ou non exploitées. L’inexpérience doit donc être comblée par des atouts. Ces derniers peuvent compenser judicieusement les manques (que certains adversaires ne failliront pas à reprocher aux premiers faux-pas d’ailleurs).
Ici, en Europe, notre approche a souvent tendance à voir l’échec avec un regard dévalorisant, alors qu’il peut être source d’apprentissage. La culture américaine, elle, exploite bien mieux les rebondissements de l’échec. Elle laisse également plus facilement la chance aux jeunes ambitieux.
Ainsi, le plus jeune Sénateur des Etats-Unis d’Amérique, Barack Obama, vient d’annoncer sa candidature à l’élection présidentielle. Attaqué sur son inexpérience, ce démocrate noir répond que les gens très expérimentés qui entourent Bush ont tout de même provoqué un fiasco en Irak.
Si l’on reste en politique, ce type de discours semble être également apprécié par Ségolène Royal face à ses rivaux dans la campagne présidentielle française. Cela lui a déjà bien réussi dans sa démarche interne au parti socialiste, face aux ‘éléphants’.
Les politiques nous apporteraient-ils la preuve que les mentalités doivent changer ?

Project Management = P.O.C. (Planning, Organisation and Control)

Alors que le changement, l’adaptation et la rapidité de réaction sont devenus le credo de toute entreprise qui veut rester compétitive, je rencontre trop souvent des cadres, des consultants ou des chefs de projet qui ne distinguent pas l’outil (le plus connu est certainement MS-Project) de la technique (citons par exemple le brainstorming) ou de la méthodologie. Or, je suis persuadé que cette dernière est nécessaire afin d’assurer une gestion de projet rigoureuse et de tenir compte de tous les aspects pendant l’analyse.
Pour de nombreux projets, j’ai côtoyé des « chefs de projet en herbe » dont l’optimisme frisait la naïveté. Souvent, ces personnes feignaient de maîtriser le projet parce qu’elles avaient dressé une liste (approximative) d'actions dans un fichier MSP !
Faut-il rappeler que les projets font partie du quotidien des entreprises, leurs succès les font de plus en plus vivre et l’échec d’un seul est parfois fatal ?

Je suis personnellement adepte du « bon sens organisé » pour amener à la réussite. Je l’ai retrouvé récemment dans la Théorie des Contraintes (lire Critical chain – La chaîne critique de Eliyahu M. Goldratt – Editions AFNOR –2002 ISBN 2-12-465613-9).
La méthodologie GDPM (Goal Directed Project Management) est sans doute plus accessible. Elle est notamment enseignée à l’Université de Genève et par des sociétés de conseil telles PricewaterhouseCoopers à Luxembourg. GDPM a l’avantage d’être très pragmatique et de s’appliquer à tous les projets : du projet de mariage au projet d’implémentation informatique en passant par la construction d’une maison.

Je vais tenter en quelques lignes de dresser de manière simplifiée les fondements de cette approche collaboratrice pour laquelle je fus formateur pendant 3 années.

Tout projet repose sur des fondements que GDPM invite à décrire dans la « charte » de projet. Cette charte doit tenir sur une feuille A4 et reprendre :

1. La description du projet
2. Les objectifs du projet: ils doivent être S.M.A.R.T. (Specific, Mesurable, Agreed, Realistic, Time Bound).
3. Le scope (la portée) : important de bien préciser ce qui sera repris dans le projet mais également ce qui sort du cadre.
4. Les hypothèses de base (assumption) : à un moment t, certaines hypothèses peuvent remettre en question le fondement même d’une démarche
5. Les parties prenantes (stakeholders) : qui sont-elles, quelles sont leurs craintes et quelles réponses peut-on déjà leur apporter?
6. Les risques : connaître les risques est essentiel si l’on veut gérer la feuille de route et éviter les écueils

Nous sommes au stade où la feuille de route peut être dressée. Les diverses étapes d’un projet vont être déterminées en suivant une approche qui repose sur la technique d'une planification de délivrables[1] (ou bornes[2]). Ceci à l’avantage d’être propice à la prise de décisions, ce qui est d’autant plus efficace face à un conseil d’administration auquel vous pourriez être amené à présenter votre projet.

Nous établissons une liste d’une quinzaine de grandes étapes réparties tout au long du projet. Moins de dix étapes rendent le Milestone Plan trop simplifié et plus de vingt le rendent trop complexe pour servir d’outil collaboratif. Ces bornes sont mises dans trois chemins de résultats[3] que l’on a pu identifier. L’objectif composite de ce projet rend en effet le plan multidimensionnel : l’aspect organisationnel (auquel nous ajouterons le respect des lois et règles), le côté humain (gestion des acteurs) et l’aspect technique.
En tant qu’objectifs intermédiaires, les bornes sont Spécifiques au projet, Mesurables, Acceptées, Réalistes et positionnées dans le Temps : S.M.A.R.T.[4] . Elles sont reliées entre elles par des liaisons ‘fin à fin’. C'est-à-dire qu’une borne reliée à une borne précédente ne peut être achevée que si la précédente est atteinte.
Les activités à réaliser pour atteindre les différentes bornes ainsi que les contraintes et interdépendances d’une activité par rapport aux autres sont définies après (vision précise à quelques semaines). Les activités indiquent comment atteindre les objectifs d’une borne. Elles sont regroupées dans une matrice d'activités. En introduisant un facteur temps dans cette matrice, il est possible de lier les bornes à des dates précises.

En résumé, le milestone plan :
. Spécifie les résultats à atteindre tout au long du projet (l’enchaînement est composé d’une série de résultats) ;
. Se concentre sur les objectifs (qu’est-ce qui doit être réalisé ?) ;
. Intègre toute une série de conditions ;
. Est complété par un ‘activity plan’ qui indiquera comment réaliser les objectifs .

Illustration





Une fois le plan de projet dressé, la méthodologie offre un outil permettant d’identifier et de formaliser les rôles et responsabilités des différents acteurs et intervenants dans le projet. Ceux-ci peuvent être décideurs, exécutants, consultés, consultants, informés ou encore formateurs. La matrice des rôles et responsabilités dresse une grille reprenant un symbole de ce rôle placé à la verticale de l’acteur et à l’horizontale de l’étape à atteindre.

La méthodologie GDPM a le souci permanent d'éviter la bureaucratie au moyen de rapports condensés. Le ‘Milestone Plan’ doit être compréhensible pour tous et logique. Il se doit d’être contrôlable qualitativement et quantitativement tout en se concentrant sur les décisions nécessaires. De plus, il donne la description des étapes induisant des solutions et non des techniques et constitue l'assurance de la qualité.

J’ai personnellement éprouvé l’approche GDPM sur de nombreux projets, du plus petit au plus grand. Elle est très efficace et je recommande aux chefs de projets « junior » d’y jeter un coup d’œil, en tout cas avant de venir me présenter leur Microsoft Project !

Lecture recommandée :
Goal Direct Project Management – Effective Techniques and Strategies
Erling S. Andersen, Kristoffer V Grude and Tor Haug – PricewaterhouseCoopers
ISBN 0-7494-2616-2

[1] Jargon utilisé par les consultants venant de l’anglais ‘deliverable’ – élément livrable
[2] Les bornes appelées ‘Milestones’
[3] Chemin de résultat : traduction du terme Result Path
[4] Moyen mnémotechnique, smart en anglais signifie ‘futé’

Current Reality Tree

Article associé: http://vanwambeke.blogspot.com/2006/12/theory-of-constraints.html

La TOC approche la problématique de manière scientifique. Pour trouver le mal de base et non le symptôme, la méthode observe les effets, trouve les causes et vérifie les effets.
Le premier outil de modélisation est le CRT (Current Reality Tree). Il commence avec l’identification des effets indésirables présents dans notre réalité. Ces effets indésirables, sorte de symptômes, sont baptisés UDEs (Undesirable Effects) et non ‘problèmes’. Ils existent de manière isolée et provoquent des effets négatifs. De tels UDEs ne font pas que acte de présence, ils diminuent également une partie du plaisir que les employés peuvent trouver dans leur travail. Ils contribuent à la façon dont les gens interagissent. Issus de différentes sources avec différents poids, ces UDEs couvrent un champ très large.
Pour être efficace, il est important d’identifier le minimum de choses qui doivent être changées. Pour ce faire, on doit pointer les quelques causes de la majorité des problèmes existants. A noter que moins on trouve d’éléments, plus on obtiendra d’améliorations significatives et ciblées. Nous nous baserons sur une approche relationnelle causes-effets.
Le diagramme 'Current Reality Tree' (CRT) sera bâti sur base de l’ensemble des éléments UDEs existants qui seront remontés par différents départements et personnes travaillant dans une entrepise.
Il existe cinq parties uniques dans le diagramme effets-causes-effets:

1. Les éléments ou entités
2. Les flèches
3. Les causes (A, B, C)
4. Les connecteurs ET
5. Les effets (B, D)

Au fur et à mesure qu’ils ont été recensés, les UDEs sont mis en relation par des liens de causes à effets. Partant toujours du sommet de l’arbre Current Reality Tree, chaque Undesirable Effects est considéré et analysé. Ces UDEs qui peuvent être la conséquence d’un ensemble d’autres dysfonctionnements sont revus de façon itérative pour plonger au plus profond de la thématique. Avec les UDEs arrangés dans une analyse causes à effets, l’arbre prend forme et met en évidence des contraintes majeures et des sources de ‘quick-fixes[1]’. Le simple fait de soulever des questions entraîne parfois la disparition d’un certain nombre d’entre eux.

Le CRT nécessite de nombreuses relectures avant d’être soumis à validation. Il doit absolument être factuel et inattaquable. Chaque phrase est construite sur la base sujet-verbe-complément. A titre indicatif, le CRT peut demander 2 à 4 heures pour être relu et analysé correctement.

Nb: on peut faire le constat, en construisant l’arbre de causes à effets, que la modification d’un élément unique situé au milieu de cet arbre ne peut pas être durable parce que la base est toujours la même.

[1] Quick-fix : élément qui ne nécessite que très peu d’effort pour être éliminé

Lectures recommandées :

Le but : Un processus de progrès permanent de Eliyahu M. Goldratt

Réussir n'est pas une question de chance de Eliyahu M. Goldratt

Critical Chain : La Chaîne critique de Eliyahu M. Goldratt

Je blog donc je suis

Le Blog est un moyen de communication qui voit son taux de croissance monter en flèche (en France, pour ce que j’ai pu lire récemment, on parlerait de 20% chaque trimestre).
En francophonie, l’actuel engouement n’est pas étranger à la médiatisation des blogs de personnages politiques. De véritables machines de marketing se sont développées à quelques mois des élections présidentielles françaises (lire l’article « Les hommes politiques eux aussi ont leur blog... »). Le politicien qui n’a pas son blog, se prive d’une tribune ou vit en dehors de son temps : il néglige en tout cas un électorat potentiel.
Si l’on porte un regard sur les entreprises de grande consommation, on perçoit très vite tout l’intérêt à s’adonner à ce type de communication et de s'en faire un allié de choix. Ici encore, le rédacteur passe des messages à tendance unidirectionnelle sans y paraître : à l’instar de l’ornementale boîte à idées mise en évidence près de la porte du DRH, on laisse maintenant les internautes consommateurs donner leur avis. Peu s’exprimeront et les risques de dérapage sont faibles tant que l’on contrôle un minimum cette nouvelle communication. Cependant parfois, des agences de communication dépassent le ‘politiquement correct’ (de la communication). Ainsi certains n’hésitent pas à inonder le marché de faux blogs (baptisés flog) : en témoigne le récent tapage du flog de Sony (à lire « L'humour de Sony ne séduit pas les bloggeurs »).
Mais soyons lucide : même si ces pratiques peu louables sont dénoncées médiatiquement, qui s’en souviendra d’ici un an ? Est-ce que l’image est dégradée ou est-ce que la griffe (et non la balafre) ne rend pas l’acteur plus visible et plus fort ?
Et puis, loin de ces considérations publiques ou commerciales, vient le blog personnel.
Les fins d’un blog personnel peuvent être nombreuses et je ne vais pas m’égarer dans une analyse psychosociologique, rassurez-vous. Je me contenterai de relater une expérience personnelle et de motiver la démarche de rédaction des textes que vous avez peut-être lus.
Le projet « Chat and more… » m’a tenu à cœur entre 2005 et 2006. Nous avons modélisé et conçu un chat et blog thérapeutique en psychiatrie juvénile (secteur hospitalier). Une première à ma connaissance. Hébergé sur des serveurs propriétaires, cet outil thérapeutique permet la simple prise de température de l’état d’esprit du patient (extra-muros) et donne la capacité à un thérapeute d’être aux aguets de la rechute. Le projet est une réussite. Il limite les pertes de contact avec les jeunes qui se sont soldées parfois (trop souvent en tout cas) par un retour en hospitalisation quelques semaines plus tard.
Sans transition après la psychiatrie, venons-en à ausculter mon cas. Est-ce grave Docteur, de rédiger sur un blog ?
C’est la récente discussion avec une amie, camarade du MBA, qui m’a poussé à une réflexion introspective. Quel est l’intérêt de mon effort de rédaction, de mise en page et de communication ?
Un bon cigare de nouvel an (Romeo y Julieta n° 2, Edition limitée 2005) m’a aidé à dresser un constat : ce doit être un outil de développement personnel qui me permet de documenter et d’approfondir des réflexions. J’associe mon blog à une carte de visite moderne, un complément idéal au classique CV qui permet peu à un individu de se démarquer. Je considère aussi mon blog comme une contribution utile à la construction d’un réseau professionnel (tel celui de Linked in).
Ai-je trouvé la panacée, le vrai espace de liberté et l’Outil avec un grand O ? Non. Je prends du plaisir mais je ne vais pas garantir un engouement sur du long terme car il est vrai que la démarche rédactionnelle est chronophage.
Enfin, si un blog n’est pas référencé, il n’est pas visité. Ne perd-t-on pas dès lors un peu de motivation ? Triste loi d’une jungle moderne, l’internet ! En route donc vers de nouvelles étapes…de référencement.