CommunicACTION

L’entreprise est un environnement à dimensions multiples, complexe et incertain. Qu’il soit de type socioculturel, technologique ou commercial, il lie des individus venant d’horizons divers avec des aptitudes, des compétences, des qualités, des attentes et des besoins.
Et c’est dans cet environnement que doit s’établir la communication. Le système de gestion, véritable système nerveux de l’entreprise, réagira par la connaissance d’informations, prendra des décisions, évaluera et contrôlera.
Rien d’étonnant donc à ce que l’on considère vite tout problème qui survient dans un projet (état d’instabilité par excellence) sous son aspect ‘communication’ : tout est problème de communication quand quelque chose ne va pas !

Le non aboutissement d’un projet, c'est-à-dire l’échec, s’associe à 4 domaines comme l’indique le schéma en arêtes de poisson suivant :

Lors d’une conférence organisée à Luxembourg par le Project Management Institute (PMI Belgium Chapter – Luxembourg Section) ce mardi 22 mai dernier, la firme Mindforest a présenté sa vision sur « How to communicate in Projects – Experience, Tips and Tricks ». D’entrée, Guy Kerger, Managing Partner, plante le décor en annonçant que des études montrent que les projets qui n’ont pas abouti sont associé à 57% à une mauvaise communication. La mauvaise planification ou la faible qualité de contrôle n’atteignent respectivement que 39 et 35% des causes.

Alors, que faire pour que l’on ne se retrouve pas avec ces écueils ? Quelle démarche entreprendre pour éviter que certaines personnes n’aient pas été abordées, que certains thèmes ne soient pas couverts ou que la définition des attentes varie en totale compréhension et accord commun ?

Le consultant en communication pose l’approche en 4 points :

1. KIS : Keep It Simple. Eviter les jargons et les technobabble (en.wikipedia.org/wiki/Technobabble)
   
2. Utiliser des métaphores, des analogies et des exemples et dire ce que l’on a à dire sans tourner autour du pot
   
3. Multiplier les canaux de communication, les forums. Attention à ne pas rentrer dans les travers du type propagande ou ego-booster


4. Répéter, répéter et répéter encore

Les méthodes formelles doivent être complétées par les méthodes informelles. Ainsi, aux notes internes (newsletter), mémos en tous genres et communications sur l’intranet doivent s’ajouter les réunions occasionnelles, les entrevues en tête à tête et les campagnes d’images/poster. Souvenons-nous que la majorité des personnes ne comprennent pas facilement tous les messages d’un écrit conventionnel. Créer la prise de conscience est une activité à part entière qui nécessite de la communication et de l’action, une véritable communicaction !

Qu’en pensez-vous ?